ChatGPTを法人で使う前に決めておきたい7つのルール

社員が顧客のメールを貼り付けたり、AIが作った説明を確認せず送ったりしないか。ChatGPTの業務利用では、便利さと同時に、情報の扱いを心配する声も出てきます。

禁止事項だけを並べても、担当者は「結局何なら使えるのか」が分かりません。利用ルールは、使える仕事と止まって確認する場面を示すためのものです。次の7つを、実際の業務に当てはめて決めましょう。

1. 利用できるサービスとアカウントを指定する

「ChatGPTは利用可」だけでは、個人のアカウントと会社が管理する契約が混在します。会社が認めるサービス、契約、ログイン方法、管理者を明記してください。退職・異動時に誰がアクセスを止めるかも決めます。

OpenAIは、ChatGPT Business・Enterpriseなどの業務向けサービスの入力・出力を、原則としてモデルの学習に使わないと説明しています。ただし、この説明は、情報の保存や外部連携がすべて無くなるという意味ではありません。利用する契約と設定をOpenAIの公式説明で確認します。

社員が試したい新しいサービスには、申請先と判断の手順を用意します。会社が認める選択肢を示すことで、担当者が未確認のサービスへ仕事の情報を持ち出さずに済むようにします。

「機密情報は禁止」だけでは、現場で判断が分かれます。例えば、パスワード、未公開の決算情報、取引先との契約条件、社外秘の設計資料など、社内の情報区分に沿って具体例を示します。

入力には、添付ファイル、スクリーンショット、音声、連携機能から読み込む資料も含まれます。文章を打ち込む場合だけのルールにしないでください。

一方で、公開済みの商品説明を読みやすくする、架空の条件でメールの構成を考える、といった許可例も書きます。「使える」「承認後に使える」「使えない」の3段階にすると、業務とルールを結び付けやすくなります。

氏名を消せば安全、とは限りません。会社名、役職、相談内容、日時などの組み合わせで本人や取引先が分かる場合もあります。初期の試行では、実在する顧客情報を使わず、公開情報や架空の材料で試す方法もあります。

実データが必要なら、利用目的、契約上の制限、入力先のデータの扱いを、社内の個人情報管理担当に確認します。個人情報保護委員会も、個人情報を入力する際の利用目的や、入力情報が学習に利用される場合の取り扱いに注意を促しています。注意喚起の資料を確認し、個別の判断を担当者だけに任せないようにします。

AIの説明が自然でも、日付、金額、仕様、引用先が正しいとは限りません。「確認すること」と書くだけでなく、何と照合するかを決めます。

例えば、商品案内なら商品台帳、議事録なら会議の記録、制度の説明なら公的機関の原文です。回答に出典があっても、リンク先を開き、その内容が主張を支えているかを確認します。

社内で使う指示文には「原資料にない情報は補わず、不明と書く」と入れられます。ただし、そう指示しただけで誤りが無くなるわけではありません。数字や重要な固有名詞は、人が見直す対象に残します。

顧客へのメール、提案書、求人票、Web記事などは、送信・公開前の確認者を決めてください。AIを使ったかどうかにかかわらず、最終的な発信内容は会社が説明できる必要があります。

例えばメールでは、宛先、価格、納期、約束していない対応、不要な情報の混入を確認します。社内メモより確認を厚くするなど、用途に合わせて手順を分ければ、すべての文章に重い承認を求めずに済みます。

AIの下書きをそのまま自動送信する運用は、最初の試行とは分けて検討します。速さを求めて、既存の承認手順まで省かないことが大切です。

AIが作った文章や画像だから、自由に公開できると決めつけないでください。既存の作品との関係、素材の利用許諾、人物や企業の扱いなど、公開する内容に応じた確認が必要です。文化庁の「AIと著作権」では、生成・利用段階も含めて考え方が整理されています。

他社の有料資料を丸ごと入力して書き換える、特定の作品を再現するように依頼する、といった使い方は、社内ルールで避ける例にできます。判断に迷う素材や、公開範囲の大きい制作物は、権利確認の担当者に相談します。

入力ミスに気付いた社員が、責められることを恐れて報告をためらう状態は避けたいものです。誤入力、共有リンクの公開、回答の誤りなどに気付いたら、利用を止め、誰へ、何を伝えるかを決めておきます。

報告には、使ったサービス、発生時刻、入力した情報の種類、共有・送信の有無を含めます。チャット履歴を消せば解決したと判断せず、ログを保全する必要も含めて管理担当の指示を受けます。

最初は「利用できる環境」「許可例と禁止例」「確認者」「相談先」を1枚にまとめるところから始められます。短くても、機密情報や個人情報の扱いが曖昧でないことが条件です。

公開資料で試したメールの下書きを持ち寄り、どこを確認したかを共有すると、ルールを実務に結び付けられます。業務が増えたり、サービスの契約・設定が変わったりしたときは、ルールも見直してください。